Penerapan sistem Coretax dan berlakunya Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 44 Tahun 2026 membawa kepastian hukum yang lebih tegas terkait tata kelola perwakilan Wajib Pajak. Bagi Wajib Pajak Badan (perusahaan), sering timbul pertanyaan di tingkat operasional: Apakah semua tindakan staf atau bagian perpajakan internal memerlukan Surat Kuasa Khusus dari Direksi?
Sistem perpajakan modern membedakan dengan jelas antara penugasan akses teknis/klerikal dengan tindakan hukum perpajakan (legal act). Pemisahan ini penting agar perusahaan memahami kapan seorang karyawan cukup dibekali izin akses sistem (user role), dan kapan karyawan tersebut wajib ditunjuk secara resmi sebagai Kuasa Wajib Pajak.
Matriks Ringkas Tindakan Perpajakan Karyawan
1. Tindakan Karyawan TANPA Surat Kuasa Khusus
Tindakan dalam kategori ini bersifat teknis-operasional, penyiapan dokumen, atau pembuatan bukti transaksi harian yang tidak memuat pengakuan kewajiban hukum akhir atas nama Wajib Pajak Badan.
A. Operasional Lapangan dan Tugas Klerikal
Karyawan tidak memerlukan Surat Kuasa Khusus untuk melakukan tugas administratif murni (running errands), seperti:
- Menyerahkan dokumen fisik atau surat-surat ke Tempat Pelayanan Terpadu (TPT) KPP.
- Menerima surat dinas, Surat Tagihan Pajak (STP), atau Surat Pemberitahuan Pemeriksaan yang diantar petugas pos/fiskus ke kantor.
- Mengambil nomor antrean atau melakukan konfirmasi antrean online layanan KPP.
B. Pembuatan Draft SPT (Drafting)
Penyiapan atau pembuatan draft Surat Pemberitahuan (SPT) di Portal Coretax sepenuhnya bersifat administratif. Direktur cukup memberikan pembagian hak akses (user role) kepada staf pajak internal untuk mengisi data angka dan lampiran. Selama SPT tersebut belum difinalisasi dan ditandatangani secara resmi, proses ini tidak membutuhkan Surat Kuasa Khusus.
C. Penerbitan dan Penandatanganan e-Faktur dan e-Bupot
Sesuai PER-7/PJ/2025 Pasal 33 huruf a, Wakil Wajib Pajak (Pengurus/Direktur) dapat memberikan kewenangan kepada pegawai untuk melakukan penandatanganan dan pembuatan Bukti Pemotongan/Pemungutan PPh (e-Bupot) serta Faktur Pajak (e-Faktur).
- Mekanismenya di Coretax: Perusahaan cukup meregistrasikan pegawai tersebut melalui Nomor Identitas Tempat Kegiatan Usaha (NITKU) dan memberikan otorisasi role penerbitan e-Faktur/e-Bupot di dalam Portal Coretax. Pegawai yang ditunjuk bertindak atas nama otoritas teknis perusahaan, bukan sebagai “Kuasa Wajib Pajak”.
Catatan Penting mengenai Pengurus (Direktur): Sesuai Pasal 32 ayat (1) UU KUP, Direktur atau pengurus yang tercantum dalam Akta Pendirian/Perubahan Perusahaan bertindak sebagai Wakil Wajib Pajak, bukan Kuasa. Direktur dapat melakukan seluruh tindakan hukum perpajakan tanpa memerlukan Surat Kuasa Khusus.
2. Tindakan Karyawan yang WAJIB Menggunakan Surat Kuasa Khusus
Apabila tindakan karyawan sudah masuk ke ranah penetapan hak, kewajiban, atau pernyataan hukum yang mengikat perusahaan, maka karyawan tersebut wajib ditunjuk secara resmi melalui Surat Kuasa Khusus Elektronik di Portal Coretax.
A. Menandatangani dan Melaporkan SPT Resmi
Menandatangani dan menyampaikan SPT Tahunan maupun SPT Masa secara resmi merupakan tindakan hukum (legal act) yang menyatakan kebenaran, kelengkapan, dan kejelasan isi SPT.
- Jika penandatanganan SPT dilakukan oleh Direktur, maka tidak perlu Surat Kuasa.
- Jika penandatanganan SPT dikuasakan kepada karyawan/staf internal, maka karyawan tersebut wajib memiliki Surat Kuasa Khusus Elektronik kategori Pihak Lain.
B. Mendampingi dan Mewakili Proses Pemeriksaan Pajak
Berdasarkan ketentuan PMK 44/2026, keterlibatan karyawan dalam proses pemeriksaan (seperti pendampingan atas Surat Pemberitahuan Pemeriksaan) menyangkut pembuktian dan konsekuensi penetapan pajak. Surat Kuasa Khusus wajib dimiliki untuk tindakan:
- Menghadiri pertemuan pembahasan pemeriksaan dengan Pemeriksa Pajak.
- Menerima dan memberikan tanggapan resmi atas Surat Pemberitahuan Hasil Pemeriksaan (SPHP).
- Menandatangani Berita Acara Hasil Pemeriksaan (BAHP) atau dokumen pemeriksaan lainnya.
C. Penanganan Sengketa Perpajakan
Proses hukum seperti pengajuan Keberatan, Pengurangan/Pembatalan Surat Ketetapan Pajak (SKP), hingga Gugatan/Banding wajib diwakili oleh Kuasa yang memegang Surat Kuasa Khusus resmi.
D. Memberikan Keterangan Resmi yang Dituangkan dalam Berita Acara
Apabila karyawan dipanggil oleh fiskus untuk memberikan penjelasan lisan atau tertulis yang keterangannya dituangkan dalam berita acara resmi dan memiliki bobot pembuktian hukum, tindakan tersebut wajib didasari oleh Surat Kuasa Khusus.
Syarat Karyawan Diberi Kuasa Khusus Berdasarkan PMK 44/2026
PMK 44/2026 menetapkan bahwa tidak semua karyawan dapat serta-merta ditunjuk sebagai Kuasa Wajib Pajak. Untuk dapat menerima Surat Kuasa Khusus kategori Pihak Lain (Karyawan), karyawan bersangkutan wajib memenuhi kriteria berikut:
- Hubungan Kepegawaian Sah: Merupakan pegawai tetap atau pegawai berkontrak kerja resmi pada perusahaan (dibuktikan dengan bukti pemotongan PPh Pasal 21, kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan, atau Surat Keterangan Kerja).
- Kualifikasi & Kompetensi Perpajakan: Memiliki bukti kompetensi teknis di bidang perpajakan, seperti sertifikat brevet perpajakan atau ijazah pendidikan formal bidang perpajakan (minimal D-III).
- Pendaftaran di Coretax: Sertifikat kompetensi dan data kepegawaian tersebut harus diunggah dan diverifikasi melalui sub-menu Penunjukan Wakil/Kuasa di Portal Coretax untuk mendapatkan persetujuan sebagai Pihak Lain yang berhak menerima kuasa.
Pemahaman mengenai pemisahan peran ini sangat penting bagi manajemen perusahaan. Dengan memanfaatkan fitur pembagian akses user role (NITKU) untuk tugas harian dan menyiapkan pendaftaran Surat Kuasa Khusus Elektronik bagi karyawan berhak untuk tindakan hukum krusial, perusahaan dapat menjalankan kepatuhan perpajakan secara tertib, aman, dan akuntabel di era Coretax.
